Niniejsza polityka opisuje zasady oraz procedurę zgłaszania obaw dotyczących potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń prawa, przepisów lub wewnętrznych regulacji SINNLA Holding Deutschland oHG, zwanej dalej SINNLA. Ma na celu wdrożenie dyrektywy UE 2019/1937 oraz niemieckiej ustawy o ochronie sygnalistów. Celem jest zachęcenie sygnalistów do zgłaszania obaw w dobrej wierze bez obawy przed represjami oraz ustanowienie jasnego i poufnego procesu badania takich zgłoszeń.

Do kręgu uprawnionych do zgłoszenia należą wszystkie osoby fizyczne, które w związku z wykonywaną pracą dla SINNLA uzyskały informacje o naruszeniach. W szczególności obejmuje to: a. Pracowników, w tym pracowników tymczasowych i praktykantów b. Byłych pracowników c. Kandydatów do pracy d. Samodzielnych usługodawców, wolnych zawodowców i wykonawców e. Dostawców oraz ich pracowników f. Udziałowców oraz osoby zasiadające w organach zarządzających

Można zgłaszać uzasadnione podejrzenia lub wiedzę o rzeczywistych lub potencjalnych naruszeniach dotyczących SINNLA. Zakres rzeczowy obejmuje w szczególności: a. Przestępstwa takie jak korupcja, oszustwo, kradzież lub pranie pieniędzy b. Naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych c. Naruszenia przepisów środowiskowych, zdrowotnych i bezpieczeństwa d. Naruszenia prawa antymonopolowego i konkurencji e. Naruszenia przepisów dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości finansowej f. Poważne formy dyskryminacji, molestowania lub mobbingu g. Każde inne działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie obowiązującego prawa Unii Europejskiej lub prawa niemieckiego

SINNLA udostępnia wewnętrzny kanał zgłoszeniowy, który zapewnia poufność tożsamości sygnalisty oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Zachęcamy do korzystania przede wszystkim z tego kanału, gdyż umożliwia to szybkie i skuteczne przeprowadzenie dochodzenia oraz podjęcie działań naprawczych. Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy: E-mail: compliance@sinnla.com Korespondencja pocztowa: SINNLA Holding Deutschland oHG, z dopiskiem Interne Meldestelle Compliance, Ortsstraße 125, 07368 Liebengrün, Niemcy Na życzenie zgłoszenie może zostać dokonane również podczas osobistego spotkania. Prosimy o kontakt za pośrednictwem jednego z powyższych kanałów w celu umówienia terminu. Zewnętrzne kanały zgłoszeniowe: Niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego mają Państwo prawo zwrócić się do właściwych zewnętrznych organów zgłoszeniowych na szczeblu federalnym lub krajowym, a także do właściwych organów Unii Europejskiej.

Po otrzymaniu zgłoszenia następuje następująca, ściśle poufna procedura: a. Potwierdzenie otrzymania: Sygnalista otrzymuje potwierdzenie otrzymania zgłoszenia najpóźniej w ciągu siedmiu dni. b. Weryfikacja i ocena: Wewnętrzny organ zgłoszeniowy sprawdza zasadność zgłoszenia oraz czy zgłoszone naruszenie mieści się w zakresie stosowania prawa. c. Dochodzenie: Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za zasadne, podejmowane są odpowiednie działania następcze. Może to obejmować wszczęcie wewnętrznych dochodzeń, przesłuchanie zaangażowanych osób lub powołanie ekspertów zewnętrznych. d. Informacja zwrotna: Sygnalista otrzymuje informację zwrotną najpóźniej trzy miesiące po potwierdzeniu otrzymania zgłoszenia na temat planowanych oraz podjętych działań oraz ich uzasadnienia.

SINNLA zobowiązuje się do ochrony sygnalistów, którzy zgłaszają nieprawidłowości w dobrej wierze, przed wszelkimi formami represji. W szczególności zabronione są: a. Zwolnienie, zawieszenie lub nieprzedłużenie umów b. Degradacja lub odmowa awansu c. Sankcje dyscyplinarne, obniżenie wynagrodzenia lub zmiana zakresu obowiązków d. Mobbing, wykluczenie lub każda inna forma dyskryminacji Każda osoba naruszająca zakaz represji musi liczyć się z konsekwencjami wynikającymi z prawa pracy oraz postępowania dyscyplinarnego. Sygnaliści doświadczający represji powinni niezwłocznie zgłosić to wewnętrznemu organowi zgłoszeniowemu lub kierownictwu.

Tożsamość sygnalisty oraz wszystkich osób będących przedmiotem zgłoszenia jest traktowana jako ściśle poufna. Dostęp do tych informacji mają wyłącznie ściśle wyselekcjonowane osoby upoważnione do rozpatrywania zgłoszenia. Wszystkie dane osobowe przetwarzane w ramach zgłoszenia podlegają surowym przepisom rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO i są wykorzystywane wyłącznie w celu wyjaśnienia zgłoszonego zdarzenia oraz przechowywane w sposób bezpieczny.